¿Qué Necesito para Incorporar el Workforce Management a mi Organización?

Por Yanira Yanez

Como Director Ejecutivo, sabes que la administración de la fuerza de trabajo de tu empresa es semejante a las estrategias que armas para motivar las ventas. Es decir, ambas ameritan planificación, objetivos, correlación de costos, análisis del entorno para encontrar oportunidades, amenazas, fortalezas, etc. 

El Workforce Management se orienta justamente a eso, pero en vez de trabajar en aras de mejorar la condición de la empresa de cara al cliente, se trata de encontrar el equilibrio de los recursos disponibles tanto humanos como técnicos de cara a tu fuerza de trabajo.

De acuerdo a estadísticas compartidas por TINYpulse, la salida promedio de los empleados cuesta un 33% de su salario anual. Pero los empleados tienen un 23% de probabilidades de quedarse si su gerente explica claramente sus roles y responsabilidades.

Ahora bien ¿por qué mencionamos esto? 

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Porque para poder aplicar el Workforce Management en tu organización, tienes que empezar a gestionar los factores que influyen en la tasa de rotación de tus empleados. Algunos de ellos pueden ser:

  1. Dotación del personal.
  2. Demanda de trabajo requerida.
  3. Capacidades y habilidades del talento humano.
  4. Gestión de tiempo, espacio y recursos.

Es un verdadero desafío tratar de alinear tantos pendientes como sea posible, pero una vez que domines el asunto los resultados se empezaran a ver en poco tiempo.

¿Qué es el Workforce Management?

La gestión de la fuerza laboral se define como el proceso para optimizar la productividad de los empleados para garantizar que los recursos estén en el lugar correcto y en el momento correcto.

El Workforce Management busca que el talento humano cuente con las habilidades y aptitudes necesarias para estar disponibles y a la par con las exigencias del trabajo que se le asigne. Teniendo la finalidad de conseguir la consecución de los objetivos de la empresa a bajo costo.

Los procesos que gestionan la fuerza de trabajo mediante esta filosofía consiguen grandes metas, por ejemplo:

  1. Regularizar el proceso tradicional en situaciones extraordinarias.
  2. Tener modificaciones justas en la composición del talento humano en caso de que se experimenten bajas, despidos, etc.
  3. Planear estrategias y acciones para situaciones futuras mediante el reconocimiento de cargos o posiciones claves, estimaciones sobre en cuánto tiempo debe ser ocupado un cargo e identificación de candidatos adecuados para la sucesión dentro de la empresa.

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Elementos y Funcionalidad

La planificación oportuna de la fuerza de trabajo va más allá de la previsión del personal; en realidad, puede brindarte soluciones ágiles que permitan mejorar la dirección del negocio conforme pasa el tiempo. 

Un plan que se desarrolle de forma estratégica permite informar acerca de las buenas o malas decisiones sobre la gestión de la fuerza de trabajo, como por ejemplo la facilidad o dificultad de contratación, el tiempo de contratación, la productividad de los empleados en cada tarea, la tasa de deserción, etc.

Ahora bien, ¿cuáles son los elementos que le agregan funcionalidad al Workforce Management? Te lo resumimos:

  1. Reducción de los costos laborales.
  2. Mejoras de la calidad de los resultados del talento humano.
  3. Identificación de las ineficiencias para atacarlas a tiempo.
  4. Estrategias adaptadas a las necesidades y demandas de la propia fuerza de trabajo.
  5. Adopción de iniciativas para la retención de los empleados.
  6. Identificación de brechas entre las habilidades y la sucesión de personal de alto valor.

El Workforce Management no pretende ser una ciencia exacta, pero en el camino a la preparación de un equipo preparado para hacer crecer a la empresa se puede conseguir engranar algunas funcionalidades que de otra forma sería muy, pero muy complicado lograr, por ejemplo:

Contempla la implementación del Workforce Management como el proceso regular de tu fuerza de ventas o marketing; es decir, al utilizarlo, determinas cuáles son las necesidades de los clientes, conoces tus objetivos y todo el equipo trabaja con el fin de conseguir resultados positivos para ambos.

Ahora bien, planteada la situación anterior de cara a los objetivos de la empresa, pero engranándola con las necesidades de tu fuerza de trabajo se haría de la siguiente forma: “¿Quién es Adriana?” “¿Qué cargo desempeña?” “¿Cuáles son sus habilidades?” “¿Cuál es su situación actual en la empresa?” 

Y así, una serie de preguntas te llevarán a otras interrogantes, pero al conseguir respuestas conocerás cuál es el aporte de “Adriana” a la empresa. Además, podrás determinar qué acciones llevar a cabo para mejorar su situación en la organización, en caso de que ella sea talento valioso para esta.

La filosofía de la administración de la fuerza de trabajo busca de cualquier manera apoyarse en las personas correctas, con las habilidades correctas, en los roles correctos, en el momento correcto y con el costo correcto.

¿Cómo Implementar en mi Empresa el WFM?

Si el centro de la implementación del Workforce Management son las personas, es decir, tu talento humano, y sobre cómo ellos pueden ayudarte a mejorar la productividad y rentabilidad de la empresa, entonces el primer paso que debes considerar al implementar la gestión de la fuerza de trabajo es:

Comprender la organización y su entorno

Como si se tratara de una estrategia de ventas o marketing tradicional, el primer paso para determinar cuáles son los cambios que debes aplicar al implementar WFM en tu empresa es comprender cuáles son las necesidades de la organización.

Es decir, comprender aquellas circunstancias que te están conduciendo a mejorar la gestión de la fuerza de trabajo dentro de la empresa.

¿Cuáles son las fallas que quieres corregir? ¿Aquellos relacionadas con la productividad? ¿Reducir la alta rotación de empleados? ¿Promover la satisfacción del empleado? ¿El rendimiento está afectando tu capacidad de respuesta comercial de cara a los clientes ¿De qué forma?

En fin, hay múltiples razones por las que debes considerar implementar el Workforce Management en tu empresa, con el fin de mejorar cualquier situación.

Determinar las necesidades futuras de la fuerza de trabajo

Conociendo a tu organización de forma honesta, así como su entorno, puedes adelantarte a algunas de las necesidades que experimentaran en el futuro próximo.

En esta fase, tómate el tiempo que necesites y adopta una actitud proactiva. Adelántate a los problemas para mejorar las estrategias que te ayudarán a administrar tu fuerza de trabajo.

Identificar las brechas en la fuerza de trabajo actual con las necesidades futuras

Es casi natural que después de un estudio de las necesidades de la organización, sus problemas o retos, se encuentren algunas brechas que acortar.

En tu caso, se trataría de disminuir al máximo aquellas discordancias actuales con tu fuerza de trabajo, para que de forma consecuente se reduzca el impacto en el futuro.

Estudiar la fuerza laboral actual y su potencial (centrándote en el talento altamente cualificado)

Hay talento humano más valioso que otro, y no necesariamente debes relacionarlo con la forma como esa persona aporta rentabilidad a la empresa, sino más bien con el desarrollo de sus funciones.

Por ejemplo, puedes encontrarte con talento humano que por sus años de experiencia y antigüedad en la empresa conoce todo el procedimiento de las operaciones de ventas, aunque se reducen solo a un pequeño eje del departamento.

También habrá personas con talento que rinde más cuando de operatividad hablamos, o aquellos que sienten compromiso y se identifican con los valores de la empresa. Es decir, en tu equipo hay una diversidad increíble que reúne las características de la fuerza laboral con el potencial para hacerte crecer a un menor costo.

Céntrate en ellos y capacítalos aún más. ¿Recuerdas las estadísticas de TINYpulse? Te guardamos un poco para después.

En el mismo reporte se indica que los empleados que sienten que están progresando profesionalmente tienen un 20% de probabilidades de quedarse trabajando en la empresa por un año más.

Acciones para abordar la escasez, excedentes o desajustes de habilidades

¿Recuerdas el ejemplo práctico de “Adriana”? Pues bien, a la hora de implementar el Workforce Management en tu organización tienes que llevar a la acción toda la información que recabaste en pasos anteriores sobre “Adriana”, “Juan”, “Melissa”, “Roberto”, etc.

Una vez identificadas las habilidades, virtudes, fortalezas, debilidades y capacidades de cada miembro de tu equipo, queda establecer los parámetros para abordar la escasez, excedentes o desajustes del talento de cada uno.

¿Cómo “Adriana” puede ayudar a “Juan” a desempeñar sus tareas? ¿Qué acciones propones para aprovechar el talento de cada uno y que además se complementan uno al otro para mejorar el rendimiento del departamento de cara a la empresa y sus objetivos?

Monitorear y evaluar las acciones

No se puede simplemente echar andar un plan, así sea interno, y dejar que este se desarrolle solo. 

Después de conocer tu organización, su estatus actual, tus empleados, sus habilidades y la forma como se sincronizan para echar andar al departamento, tienes que velar porque se experimente el crecimiento del talento humano en todos los sentidos, capacidades, habilidades, producción, etc.

Medir y evaluar siempre es el último paso de cualquier estrategia, y en este caso no hay excepciones.

Después de implementar el WFM, ¿qué resultados obtuviste? ¿Hay forma de mejorar? ¿Está el equipo trabajando a toda máquina? ¿Están satisfechos con las nuevas medidas?

Efectividad en la resolución de crisis de talento humano

Workforce-management

Por lo que hemos visto hasta ahora, es un hecho que el Workforce Management es uno de los recursos más valorados para la resolución de la crisis de talento humano, porque permite conocer lo que necesitas para impulsar y promover las habilidades del equipo.

Y con la administración de la fuerza laboral sucede que puedes estar al tanto de los cargos que presentan más complicaciones para encontrar sustitutos. Por lo tanto, desarrollas estrategias que te permitirán valorar ese talento y evitar la fuga de empleados valiosos, tales como preparación académica, bonificaciones especiales, etc.

Por otro lado, al dominar las habilidades de cada persona dentro de tu equipo puedes delegar tareas que deben ser entregadas de acuerdo a un periodo de tiempo, que además cumplan con ciertos parámetros y se realicen en un lapso que no comprometa los plazos de entrega, ni la calidad de la tarea asignada.

También te puede ayudar a conocer las necesidades de capacitación y las herramientas para el desarrollo del talento humano con miras al desenvolvimiento pleno de sus funciones.

¿Cuán enterado estás de los desafíos que enfrenta a diario tu equipo? ¿Crees que la solución es atraer a talento humano nuevo? ¿O es mejor prestar las herramientas necesarias para impulsar y multiplicar x2 las habilidades de todas las personas de tu equipo? 

Recomendaciones Finales

Haciendo un análisis rápido de la situación laboral de forma global, apostamos a que puedes concluir lo mismo que nosotros:

Cada vez más Baby Boomers se retiran del ámbito laboral para dejar espacios abiertos para la nueva fuerza laboral: los Millennials.

Ellos son una generación que maneja una brecha amplia de expectativas laborales, poseen una preparación académica que les permite exigir mejores condiciones laborales y son menos tolerantes a las injusticias.

Además, ambas generaciones aman los procesos simples y entienden y defienden los canales y herramientas automatizadas para acortar procesos.

Con una fuerza laboral joven, entusiasta y preparada, se hace necesario incluir el Workforce Management como parte de un proceso de cambio para la administración de talento humano, que conoce plenamente sus capacidades, y desea explotarlas en un ambiente laboral propicio, proactivo, y que los valore.

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