En todas las empresas e instituciones, el traspaso de proyecto requiere de ciertos cuidados específicos para que ocurra de manera eficaz y oportuna.
Durante su ciclo de vida natural, todos los proyectos pasan por diferentes fases o etapas.
El traspaso de proyectos puede requerirse en cualquier etapa ante la necesidad de ajustes o revisiones, o bien, como ocurre siempre en la etapa final de cualquier proyecto, se requiere el traspaso de la responsabilidad a otro equipo.
En este artículo vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre un traspaso de proyecto oportuno y seguro.
¿Qué es un Traspaso de Proyecto?
El traspaso de proyecto es un paso dentro del Checklist Project Management o verificación de la gestión del proyecto a otro equipo de trabajo para que pueda intervenir y tomar nuevas decisiones sobre el proyecto para mejorarlo.
Si te estás preguntando cómo se traspasa un proyecto de forma tangible, entramos en el tema de los entregables, definidos en el marco empresarial como los resultados de una producción o trabajo; serán lo que se deberán transferir de un equipo a otro o de un equipo al cliente, una vez finalizada una etapa del proyecto o el proyecto en sí.
Además de los productos o entregables, se traspasa toda la documentación que implica el proyecto, pero vamos a verlo en detalle más adelante. ¿Seguimos?
¿Cómo se Debe Traspasar un Proyecto de Forma Correcta?
Con el fin de controlar y garantizar los factores de éxitos del proyecto, se requiere de un traspaso oportuno y luego, de la implementación de la lista de verificación o Checklist. Pero primero deben asegurarse las siguientes condiciones:
- El equipo que comenzó con el proyecto debe registrar e informar sobre todos los entregables existentes del proyecto y junto a un informe que describa todo lo ocurrido en cuanto a gestión del proyecto, entregarlo al nuevo equipo.
- Debe quedar bien explícito el alcance del proyecto, sin dejar espacios inconclusos. El equipo que recibe el proyecto debe entender como incorporarse a él para seguir trabajando y alcanzar su éxito.
- El traspaso de proyectos debe estar acompañado de un reporte detallado minuciosamente: datos relevantes e información contextualizada que facilite la comprensión del equipo que recibe el proyecto.
- Ambos equipos involucrados en el traspaso del proyecto, tanto el grupo que comenzó como el que continúa, deben planificar una comunicación continua entre sí, fundada en roles y responsabilidades bien definidos y diferenciados.
Todo el proceso de traspaso necesita ser pensado e ideado desde el principio. En las primeras etapas de los proyectos, precisamente en la planificación, es donde se definen los alcances y la calidad de los entregables para la etapa de ejecución.
En la etapa de ejecución, la implementación del proyecto va generando entregables que serán gestionados como productos del proceso por el equipo de gestión y serán tanto verificados como validados por el equipo de control de calidad.
La validación se vincula con la aceptación del producto por parte del cliente.
Por último, con los entregables validados, se realiza el cierre de la fase del proyecto o del proyecto completo.
Hasta aquí, hemos visto las fases de un proyecto, sus productos llamados entregables y como pasan por una serie de fases para cumplir con estándares y objetivos establecidos previamente. Todo esto permitirá hacer un traspaso de responsabilidad a los clientes de manera oportuna y eficaz.
Pero existe otro proceso muy importante, y es el traspaso de proyectos dentro de la empresa, de un área a otra, antes de transferirlo al cliente.
El proyecto durante su ejecución, siempre requiere transferir sus entregables a otra área dentro de la empresa que gestione y mantenga los productos, entregables o resultados que se van generando.
Contar con un sistema de comunicación eficaz, entre áreas y con el cliente final que permita regular las incidencias y sus responsabilidades es de extrema importancia para el traspaso de proyecto.
Checklists Project Management para Traspasar un Proyecto
Los checklists project management para traspasar proyectos, cumplen la función de control de aspectos técnicos, funcionales y de gestión para asegurar el éxito final del proyecto.
A continuación vamos a mostrarte el checklist project management de traspaso de proyectos para que apliques en tu empresa.
Definir la Parte del Proyecto que Será Traspasada y Sus Implicancias
Definir y registrar qué parte del proyecto será transferida, qué plazos se estiman y qué objetivos se buscan con el traspaso debe quedar perfectamente asentado e informado a las áreas implicadas.
Generalmente, en el proceso de traspaso de proyectos, los directores de área y los equipos trabajan un tiempo de forma paralela en diferentes partes del mismo, hasta lograr la transferencia completa.
Recopilar la Documentación
Entregar toda la documentación pertinente, incluidas las pruebas realizadas y todo aquello que concierne al proyecto. Dentro de la documentación debe estar presente por escrito los criterios de finalización del proyecto.
Llevar a Cabo una Transferencia Disciplinada y Regida por el Establecimiento de Criterios
El traspaso debe ser disciplinado pero también debe evitarse quedar en la extrema formalidad estableciendo criterios específicos en pos de un resultado exitoso. Con los criterios correctamente definidos se asegura un lineamiento sin desajustes.
Programar una Reunión de Planificación Traspaso con las Personas Implicadas
Una vez el proyecto requiere ser traspasado a otra área o al cliente final, es primordial reunir ambos equipos, trabajar cuestiones de criterio, salvar posibles confusiones, explicitar acuerdos y expectativas sobre las futuras responsabilidades.
Revisar la Lista de Comprobación de Traspaso de Proyecto
Con ambos equipos reunidos, es fundamental repasar la lista de comprobación para exponer las cuestiones más importantes y asegurar la comprensión de todos los requisitos que deberán contemplarse en la continuidad.
Definir Plazos de Entrega de Pendientes
Por último, deberá comunicar el traspaso cuando sea efectivo para evitar confusiones y conflictos, y además deberá definirse un plazo aceptable para entregar todos los pendientes. Consensuar un acuerdo es la solución ideal para todos los implicados.
Importancia de Definir un Proceso de Traspaso de Proyecto
Traspasar la parte de un proyecto o su totalidad, requiere de un conjunto de acciones correctamente planificadas para evitar pérdidas de recursos y esfuerzos y asegurar una continuidad exitosa.
En este proceso de traspaso de proyectos los equipos involucrados deben ser partícipes activos de la transferencia para evitar cualquier eventualidad que resienta el proyecto y sus resultados.
En el momento que finaliza un proyecto en manos de tu empresa o una de sus etapas y requiere ser trasladada a otra área dentro de la organización, implementa una checklist project management para garantizar un traspaso correcto y seguro.
Conclusiones
El traspaso de proyectos por parte de la empresa es un proceso que requiere acciones minuciosamente planificadas y gestionadas para asegurar que tanto el equipo inicial como el que recibe el proyecto, comprendan sus funciones y responsabilidades dentro del mismo.
La implementación de un proceso de traspaso de proyectos bien definido permitirá trasladar una parte o la totalidad del mismo sin ningún tipo de riesgos, agilizar la continuidad de su implementación y contribuir a los resultados esperados.
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