Inbound Marketing Workflow: Qué es y Cuál es su Importancia

Por Emanuel Olivier Peralta

Si te estás iniciando en el mundo de las ventas o conversión a través de canales digitales, debes saber cómo el Inbound Marketing Workflow puede ayudarte a automatizar y personalizar muchas de tus acciones estratégicas.

Sabemos que el área de marketing se caracteriza por la ejecución de varias tareas a la vez, por eso reconocemos la importancia de que puedas automatizar algunos pasos en tu proceso de acompañamiento a tus leads y posibles clientes en su camino por el embudo de ventas.

¿Qué es un Inbound Marketing Workflow o “flujo de trabajo”?

Es un sistema automatizado que activa una serie de acciones previamente establecidas, que obedecen a las necesidades del Buyer Persona y tus objetivos de marketing, a partir de la realización de una interacción determinada, por ejemplo: una suscripción al blog, la descarga de un ebook o la completación de un formulario.

Este proceso suele asociarse principalmente con el email marketing, que a grandes rasgos se define como el envío estratégico de correos personalizados de acuerdo a la etapa en la que se encuentren tus posibles clientes dentro del embudo de ventas. El inbound marketing workflow es una de las herramientas más efectivas para el proceso de nurturing o cultivo de leads.

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Hubspot explica así qué es un workflow:

El proceso de nurturing suele arrancar tras una primera interacción del usuario con la empresa (…) Tras el primer contacto, se desencadenan una serie de acciones automatizadas que tienen un objetivo muy específico: que el usuario avance a través del llamado ‘funnel de ventas’ y así conseguir cerrar esas conversiones”.

Además de permitir el acompañamiento estratégico de tus prospectos, los workflows te proporcionan información importante sobre tus leads para conocer sus intereses y qué pueden estar esperando de ti en un momento determinado.

Así lo explica Bluleadz:

“Un workflow es una herramienta que se utiliza para recopilar más información sobre un nuevo contacto y mantenerlos activos e involucrados con tu marca a través de un proceso automatizado. El uso de ‘flujos de trabajo’ ahorra tiempo al equipo de ventas, ahorra dinero y promueve la interacción de los leads con tu empresa”.

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¿No estás convencido aún? De acuerdo a Salesforce “las compañías que usan algún sistema de automatización de marketing para nutrir a clientes prospectos experimentan un incremento de 451% en cuanto a leads calificados”.

Sí, funciona y tus prospectos lo agradecerán siempre que planifiques tus campañas de inbound marketing workflow de forma estratégica y teniendo siempre en cuenta sus intereses.

 

Por qué usar un Inbound Marketing Workflow

El 61% de los consumidores son más receptivos con una marca cuando les ofrece contenido personalizado y orientado a sus necesidades, según indica el Custom Content Council.

Esta debe ser una razón de peso para incluir los workflows en tu estrategia de marketing, pues a través de esta poderosa herramienta podrás complacer a tus prospectos mientras ahorras tiempo y recursos.

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Nada es mejor para un lector o futuro cliente que recibir un trato personalizado que lo haga sentir escuchado, que la comunicación con la empresa sea efectiva y que además le sume valor a través de contenidos oportunos. En definitiva el Inbound Marketing se trata también de experiencias que podamos brindarle a nuestros leads y los “flujos de trabajo” son un vehículo directo para seguir interactuando.

Convierte leads en clientes

A través del inbound marketing workflow podrás poner en marcha tus estrategias con el objetivo de convertir oportunidades de venta en clientes.

Asimismo, podrás diseñar un plan en el que estas acciones programadas guíen a tu lead a través del embudo de ventas, arando el camino a través de mensajes personalizados, pensados especialmente para cada perfil con el fin de ayudarlos en la toma de decisiones con respecto a los servicios que les ofreces.

Por otra parte,  ahorrarás costos, ya que gracias al Lead Nurturing lograrás 50% más leads cualificados a un coste de adquisición 33% menor, de acuerdo al Forrester Research.

 

Llega a tiempo

El inbound marketing workflow facilita la entrega de contenido adecuado a los leads en base a la ubicación que tengan en el embudo de ventas.

Esto quiere decir que si han facilitado datos importantes sobre su perfil como empresa o usuario, tú tendrás información valiosa que te permita saber qué contenido necesitan, cuándo es el mejor momento, en qué formato y hacer seguimiento de cada paso.

No vuelvas a perder una oportunidad de venta porque no hiciste contacto a tiempo y el lead perdió interés por tu oferta. Ten tus acciones programadas y saca provecho del tiempo.

 

Personaliza tus acciones

Siempre es buen momento para recordar que el Inbound Marketing se resume en contenido y contexto, es decir: contenido basado en nuestros leads, en lo que necesitan, esperan y desean.

Con la puesta en marcha de workflows podrás programar y brindar a cada Buyer Persona los contenidos que mejor se adapten a ellos y que los continúen dirigiendo hacia su conversión en clientes.

Lo que debes hacer antes de crear un Workflow

Existen varias herramientas inteligentes que te ayudarán a crear y activar tus workflows (más adelante en este post te presentaremos las más importantes), sin embargo, antes de empezar a utilizarlas debes definir varios puntos para que tu estrategia sea realmente efectiva y saques el mayor provecho de ella.

 

Define una meta

Antes de crear un inbound marketing workflow es vital que definas cuál será la meta del mismo, esto te ayudará a formular los mensajes adecuados y además te permitirá medir su éxito dependiendo de los resultados que obtengas.

Las metas pueden ser muy variadas, todo dependerá del contexto de tu empresa. Algunos ejemplos comunes son: la descarga de contenidos o agendar consultorías gratuitas. Tras la definición de las metas será más sencillo precisar las siguientes acciones a seguir.

 

Segmenta luego existes

Clasifica a tus leads dependiendo del tipo de contenido que descarguen en tu página web o el contenido que lean en tu blog, también te ayudará en esta tarea optimizar los formularios que les pidas rellenar con información de valor que te dé una idea más clara de lo que puedan necesitar.

A partir de esta segmentación podrás diseñar mensajes y contenidos personalizados que más tarde les enviarás a través de la activación del inbound marketing workflow.

 

Crea Smartlists

Aquí nos adelantamos un poco a las herramientas de creación de workflows para hablar de esta opción que brinda Hubspot a través de su Contacts App: la creación de Smart Lists (Lista Inteligente).

Esta herramienta se caracteriza por la posibilidad que brinda de segmentar tus bases de datos. Como su nombre lo indica, las listas inteligentes se irán modificando con datos fuertes sobre tus leads y sus interacciones, previamente definidos: número de visitas a tu web, llenado de formularios, etc.

Estas acciones permitirán que posteriormente puedas crear workflows para sacar provecho de estos contactos fuertes, que podrían convertirse en evangelizadores de tus productos o servicios: el gran objetivo del Inbound Marketing.

 

Acciones clave que puedes desarrollar en tu Workflow

 

Una vez que hayas definido los pasos anteriores puedes empezar a diseñar tu workflow, eligiendo qué acciones se llevarán a cabo en el mismo. Las posibilidades son numerosas, pero a continuación te mencionaremos las principales y más comunes dentro de una de las herramientas más importantes del mercado: Workflows de Hubspot.   

inbound marketing workflow

  • Send an email: como su nombre lo indica, esta opción permite programar el envío de un email cuando el lead lleva a cabo determinada acción. Por ejemplo: si un lector llena un formulario, con esta herramienta puedes enviarle un correo para hacerle una oferta dependiendo de la información que haya suministrado previamente.
  • Delay: esta acción funciona para definir los intervalos de tiempo entre una acción y otra. Recuerda que de acuerdo a la filosofía Inbound deben transcurrir varios días entre un correo y otro.
  • If/Then Branch: permite definir qué sucede luego del envío de un email dependiendo de la respuesta que brinde el lead. Por ejemplo: si envías varias ofertas de descarga sobre diferentes temas en un mismo correo, puedes establecer el siguiente email que recibirá el usuario dependiendo del contenido que descargue finalmente.
  • Send Internal Email/SMS: una de las acciones más útiles a la hora de hacer seguimiento en tiempo real. Se encargará de enviar un email o SMS de notificación a alguien de la empresa cuando el usuario realice alguna acción en relación a nuestro workflow.
  • Set a contact property value: consiste en designar una propiedad o valor a un lead dependiendo de la realización de una acción determinada. De esta forma puede cambiar el estatus de un prospecto a medida que avanza en el embudo de ventas y se convierte, por ejemplo, en un lead cualificado.  

 

Mejores herramientas para la creación de un Workflow

Workflows de Hubspot

Como mencionamos anteriormente, es uno de los softwares más completo para la creación y desarrollo de workflows. Puedes adquirirlo en fase de prueba por un mes en la página web de Hubspot y a partir del segundo mes deberás optar por alguna de las tres versiones paga que ofrecen, dependiendo de tus necesidades como empresa.  

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Act-on

Esta herramienta de automatización de marketing ofrece servicios en áreas de acción específicas como: email lead nurturing, lead management y, por supuesto workflows. Como ellos mismos se presentan, con Act-on podrás configurar tu cultivo de leads, segmentar a través de listas y enviar ofertas cuando alguien realice una acción específica.

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Marketo

Marketo es otra de las plataformas más utilizadas para la creación de campañas de marketing workflows. Este software ayuda a la automatización de distintos procesos como la generación de prospectos, la segmentación, retención de clientes y medición del ROI.

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Casos de éxito en el uso de Workflows

Liberty Seguros

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Esta empresa aseguradora supo exactamente cómo aprovechar el contexto, entregando contenido de valor relacionado a un evento de importancia mundial como fueron los Juegos Paralímpicos Río 2016.

La estrategia consistió en enviar contenido relacionado al tema deportivo en su blog, a través de publicaciones, materiales descargables, llamados a la acción, activaciones en redes sociales y por supuesto, workflows para convertir las acciones de content marketing en oportunidades de venta.

La nutrición de leads a través de “flujos de trabajo” por medio de emails les otorgó tasas de apertura de hasta el 75%. Nada mal ¿cierto?

Tigo Business

Se trata de una empresa dirigida a ejecutivos de alto nivel con la promesa de brindar soluciones tecnológicas a pequeñas, medianas y grandes industrias en Guatemala. Para llamar la atención de una audiencia tan compleja como CEO’s y CFO’s de compañías en todo el país, crearon un evento sobre movilidad y productividad en los negocios.

El primer paso en su estrategia de Inbound Marketing fue crear un sitio web y una aplicación móvil asociada al evento. En este caso el workflow constituía una integración entre web, aplicación móvil y email. La información suministrada por el lead a través de su registro en la página web o la descarga de la app se iba almacenando en el software Hubspot utilizado por la empresa.

inbound marketing workflow

Pero el “flujo de trabajo” no terminaba allí, sino que continuaba durante el evento pues los usuarios podían seguir interactuando con la aplicación registrando intereses y necesidades. Estos datos eran utilizados por Tigo Business a través de listas que posteriormente ayudaban a la generación de nuevos workflows para el cultivo de leads.

 

Conclusión: Necesitas activar workflows

En definitiva, el inbound marketing workflow es vital en tu estrategia porque te permite saber de acuerdo a las acciones que realizan tus leads qué es lo que necesitan de ti. Podrás conocerlos mejor, obtener información sobre sus intereses y necesidades para que tus interacciones sean efectivas en el avance a través del embudo de ventas.

Recuerda que los workflows no son solo para atraer a nuevos leads sino también para seguir en contacto con tus prospectos, actualizar tus ofertas y seguir cultivando. El contenido de tus email no funcionará si no es el indicado para el lead, personalízalo para cada visitante y deja que ocurra la magia.  

Para desarrollar tus estrategias de workflow. debes tener metas claras, atrévete a probar métodos diferentes y analiza. Revisa y evalúa resultados constantemente, así sabrás qué está funcionando, qué no y qué necesitas ajustar.

Si tienes dudas o quieres compartir tus propias experiencias en la generación de workflows, no dudes en dejarnos un comentario.

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